Información relativa a las reuniones

NOTA INFORMATIVA SOBRE CCAMLR-41

La Secretaría presenta la información de esta página para uso de las delegaciones de los Estados miembro y de los observadores en la cuadragésima primera ronda de reuniones de la Comisión y del Comité Científico para Conservación de los Recursos Vivos Marinos Antárticos.

1. Fechas

Comisión: 24 de octubre a 4 de noviembre de 2022. El domingo 23 de octubre a las 16:00 h se celebrará la reunión de los Jefes de Delegación ante la Comisión.

Comité Científico: 24 a 28 de octubre de 2022. La reunión de los Representantes ante el Comité Científico se celebrará justo después de concluir la reunión de los Jefes de Delegación.

2. Lugar

La reunión será presencial y se celebrará en el edificio de sede de la CCRVMA (181 Macquarie Street, Hobart, Tasmania, Australia).

Durante los días de reunión, el edificio estará abierto a partir de las 08:00 h y se cerrará a las 18:30 h. Durante la reunión se determinarán los horarios de acceso durante el fin de semana, si fuese necesario.

Estacionamiento

Los delegados deberán tener presente que no hay espacios disponibles para estacionar en el recinto de la sede. En caso de precisar una plaza para estacionar un vehículo, se ruega solicitar información a la Secretaría sobre las áreas de estacionamiento cercanas.

3. Formato

Las reuniones serán presenciales. Los delegados inscritos pero no presentes (audiencia) tendrán acceso a la transmisión de las sesiones por Internet, si bien no tendrán derecho a turno de palabra. 

Transmisión de la reunión por Zoom

En el momento de inscribirse, los delegados deberán indicar si participarán en las reuniones en persona (presencialmente) o únicamente seguirán la transmisión por Internet como oyentes (audiencia en línea). Todos los participantes presenciales podrán conectarse a la transmisión de las sesiones por Zoom desde cualquier punto del edificio o de la ciudad de Hobart. Para poder seguir la transmisión, los delegados que se encuentren en Hobart deberán disponer de sus propios ordenadores portátiles o celulares y de los correspondientes auriculares. En caso de necesidad, podrán adquirir audífonos en la oficina de recepción.

La Secretaría ha considerado utilizar la herramienta Zoom Webinar para la reunión. Solo los delegados que se hayan inscrito podrán acceder a este servicio.

Todos los participantes inscritos en una reunión recibirán una invitación a la reunión (de hecho, un correo electrónico de confirmación de la inscripción), que incluirá un enlace único que les permitirá acceder a la reunión en línea, con las instrucciones para hacerlo. Los participantes no necesitarán crear una cuenta de Zoom para acceder a la transmisión de las reuniones. Sin embargo, un participante solo podrá unirse a una reunión utilizando la dirección de correo electrónico en la que recibió la invitación. El uso de cualquier otra dirección de correo electrónico está prohibido por motivos de seguridad. Es de señalar que la invitación será personalizada y no se podrá compartir. Los participantes recibirán un correo electrónico de invitación por cada reunión en la que se hayan inscrito.

Las reuniones con interpretación tendrán cinco canales de sonido. Los participantes podrán elegir lengua (español, francés, inglés y ruso) pasando de un canal a otro mediante la barra de navegación de la parte inferior de sus pantallas. Es de señalar que todo participante que se una a la reunión por primera vez recibirá, por defecto, el canal de sonido de la intervención original de ese momento, en la lengua en que esta se desarrolle.

Sírvanse notar que la reunión de SCAF-2022 no se transmitirá por Zoom.

El foro de apoyo contiene información más detallada sobre el desarrollo de las reunión en Zoom.

Reparto del espacio entre los participantes presenciales

En respuesta a la solicitud de la Comisión (2019) de que la Secretaría considerara soluciones al problema del atestamiento de las principales salas de reunión y a la necesidad de mantener la adecuada distancia social, se limitará el número de delegados presentes en estas salas. Un número adicional de delegados se podrá conectar a la transmisión desde asientos y escritorios habilitados en salas designadas para la audiencia en el sótano del edifico de sede:

• En la primera semana de la reunión de la Comisión y en la reunión del Comité Científico, podrá haber cuatro personas en la sala por cada delegación de Miembro y dos personas por cada delegación de Observador.
• En la reunión del Comité Permanente de Ejecución y Cumplimiento, podrá haber tres personas en la sala por cada delegación de Miembro y una persona por cada delegación de Observador.
• En la segunda semana de la reunión de la Comisión, podrá haber seis personas en la sala por cada delegación de Miembro y tres personas por cada delegación de Observador.
• Las salas para la audiencia estarán abiertas de las 08:30 h a las 17:30 h.
• La Secretaría llevará un registro de reservas de salas para facilitar el manejo de las reservas.

La Secretaría podrá modificar estas indicaciones y, en todo caso, las mantendrá conformes a cualquier requisito que el Gobierno de Tasmania pueda establecer.

4. Inscripción y documentos para la reunión

Inscripción en línea

La inscripción en línea ya está abierta. Después de elegir la reunión de su interés, podrá acceder a la información sobre la misma e inscribirse.  Para inscribirse en la reunión, haga clic en el botón azul de Inscripción, en la parte superior derecha del panel de información. Para presentar un documento de reunión, haga clic en el botón gris de Presentación, al lado de los plazos de presentación de los documentos. Asimismo, también puede visitar nuestro foro de apoyo.

La página web de cada una de las reuniones de la CCRVMA de este año contiene un enlace para la inscripción correspondiente (además de las agendas y los documentos, a medida que se vayan publicando).

Los delegados deberán indicar si participarán en las reuniones en persona (presencialmente) o únicamente seguirán la transmisión por Internet como oyentes (audiencia en línea). Los participantes presenciales también tendrán acceso al servicio de transmisión de las sesiones.

Todas las inscripciones deben ser aprobadas por el administrador del sitio web de la Parte correspondiente, aprobación que es necesaria para que la Secretaría pueda aceptar una inscripción. Un correo electrónico generado automáticamente informará a los participantes de que su inscripción ha sido aprobada. La solicitud de inscripción en línea deberá haberse presentado y estar aprobada a más tardar el 7 de octubre de 2022.

Se agradecería que los participantes, si las tienen, utilizaran sus tarjetas de identificación de la CCRVMA de años anteriores. Para obtener una nueva tarjeta será necesario subir una fotografía digital de tamaño de pasaporte (.jpg) al perfil de usuario en Mi cuenta. También se podrá hacer durante la inscripción.

Los participantes deberán aportar una fotografía reciente, ya sea subiéndola a su perfil de usuario en el sitio web de la CCRVMA o enviándola por correo electrónico a ccamlr@ccamlr.org. Para subir una foto al perfil del sitio web, el usuario debe ir a su perfil de usuario, seleccionar la pestaña ‘Editar’ y buscar más abajo el campo de la fotografía. Si no saben con seguridad cuáles son el tamaño o las características de la fotografía, el Departamento de Estado de los EE. UU. ha desarrollado una herramienta que permite:

•    elegir una imagen digital guardada en un ordenador

•    cambiar el tamaño y la orientación de la imagen en caso necesario

•    recortar la imagen para obtener una fotografía cuadrada de exactamente 600 x 600 píxeles

•    guardar esta fotografía en un fichero nuevo (para subirlo o enviarlo por correo electrónico).

Los participantes que tengan dificultades para inscribirse en línea deberán ponerse en contacto con la Secretaría.

Cómo obtener las tarjetas de identificación con sus cintas

Los participantes de la reunión deberán ir a buscar las tarjetas de identificación y las cintas a la Secretaría, siguiendo los horarios que se indican a continuación:

Inscripción en la sede

Las personas que hayan notificado su asistencia oficialmente a la Secretaría pero que no se hayan inscrito en línea podrán hacerlo en la Secretaría en las fechas y horas indicadas más arriba.

Identificación requerida a la llegada

Los participantes deberán presentar un documento con identificación fotográfica al llegar a la sede de la CCRVMA. Sin este, cabe la posibilidad de que no se les permita entrar en el edificio.

Presentación de documentos

El procedimiento para la presentación de documentos está ya abierto para su uso.

A este respecto, se ruega consultar las páginas Normas para la presentación en línea de documentos para las reuniones de la CCRVMA y Cómo presentar un documento de reunión.

Distribución de los documentos de las reuniones

Los documentos estarán a disposición de los delegados en el sitio web. De acuerdo con la política ecológica de la Secretaría, la entrega de documentos en papel se limitará a solicitudes específicas durante las reuniones (por ejemplo, a solicitudes de cualquier documento de reunión que no se encuentre en el sitio web el domingo 22 de octubre).

Informes de reuniones anteriores

Los informes de CCAMLR-39, CCAMLR-40, SC-CAMLR-39 y SC-CAMLR-40 están disponibles en formato pdf en el sitio web de la CCRVMA.

La Secretaría continuará guardando algunas copias impresas de los informes en los cuatro idiomas oficiales, que podrán consultarse durante las reuniones.

5. Red inalámbrica

La sede de las reuniones dispone de una red inalámbrica (Wi-Fi) con acceso a internet y a los servidores de la reunión de la CCRVMA. La información de acceso a la red estará a disposición de los delegados tras la inscripción.

6. Actos sociales

La información relativa a los diversos eventos que tendrán lugar durante CCAMLR-41 se anunciará a medida que esté disponible y se incluirá en el programa de la reunión.

7. Organización de viajes

Los participantes deberán organizar sus viajes de ida y vuelta al lugar de las reuniones. Al adquirir sus pasajes aéreos, los delegados deberán informar a sus agentes de viajes que están exentos del pago de la tasa aeroportuaria australiana (Passenger Movement Charge).

8. Requisitos para el visado

Compruebe los requisitos para obtener visado de entrada a Australia. En caso de necesitar información adicional, sírvanse ponerse en contacto con la Secretaría.

9. Requisitos relativos a la COVID-19

Las limitaciones impuestas a los viajeros a su entrada en el territorio de Australia a causa de la COVID‑19 se muestran en el sitio web del gobierno de este país. Los viajeros deberán tomar nota de las limitaciones de este tipo, tanto las vigentes en su estado de tránsito en Australia como las vigentes en Tasmania, su estado de destino final. En caso de necesitar información adicional, no dude en ponerse en contacto con la Secretaría.

En el siguiente enlace encontrarán información práctica sobre precauciones a tomar con relación a la COVID‑19, el acceso a pruebas de antígenos (RATs) y las precauciones que los delegados deberán tomar si dan positivo en una de esas pruebas durante las reuniones. La Secretaría recomienda encarecidamente que los delegados lleven máscaras durante la reunión. La Secretaría, además, proveerá máscaras y otros artículos e información relacionados con la COVID‑19 a los delegados a su llegada al edificio de la reunión.

Actualización más reciente: 5 octubre 2022