Informations sur les réunions

NOTE D'INFORMATION SUR LES 41^es RÉUNIONS DE LA CCAMLR

Les informations suivantes sont fournies par le secrétariat à l'intention des délégations de Membres et d'observateurs conviées aux quarante-et-unièmes réunions de la Commission et du Comité scientifique pour la conservation de la faune et la flore marines de l'Antarctique.

1. Dates

Commission : du 24 octobre au 4 novembre 2022. Une réunion des chefs de délégation à la Commission aura lieu le dimanche 23 octobre à 16h00.

Comité scientifique : du 24 au 28 octobre 2022.  Une réunion des représentants au Comité scientifique se tiendra immédiatement après celle des chefs de délégation à la Commission.

2. Lieu de réunion

La réunion se déroulera en présentiel au siège de la CCAMLR, 181 Macquarie Street, Hobart, Tasmanie, Australie.

Les jours de réunion, les locaux seront ouverts de 8h00 à 18h30. Les heures d'accès pendant le week-end seront déterminées lors des réunions en fonction des besoins.

Parking

Veuillez noter qu'aucune place de parking n'est disponible au siège de la CCAMLR. En cas de besoin, veuillez contacter le secrétariat pour obtenir des renseignements sur les parkings publics les plus proches.

3. Format

Les réunions se dérouleront en présentiel. Les débats seront également diffusés en direct (streaming). Seuls les délégués inscrits pourront utiliser ce service qui permettra uniquement d’écouter les débats.

Diffusion via Zoom

À l'inscription, les participants doivent indiquer s'ils assisteront aux réunions en personne (sur site) ou s'ils écouteront les débats en ligne. Tous les participants sur site pourront également se connecter sur Zoom et écouter les débats depuis l'extérieur des salles de réunion, que ce soit dans le bâtiment ou à Hobart. Pour écouter la diffusion en direct, les délégués présents à la réunion à Hobart devront être équipés de leur propre ordinateur portable et/ou téléphone mobile ainsi qu'un casque ou des écouteurs. Des écouteurs seront en vente à la réception.

Le secrétariat envisage d'utiliser l'outil « Zoom webinaire ». Seuls les délégués inscrits auront accès à ce service.

Tous les participants inscrits aux réunions recevront une invitation (un e-mail de confirmation d'inscription) contenant un lien unique leur permettant d'accéder aux débats en ligne et aux instructions pour y parvenir. Ils n'est pas nécessaire de créer un compte Zoom pour accéder à la diffusion des réunions. Les participants ne pourront toutefois rejoindre la réunion qu'en passant par l’invitation envoyée à l'adresse e-mail indiquée. Pour des raisons de sécurité, il est interdit d'utiliser une autre adresse e-mail. Il est à noter que l'invitation est unique et personnelle et ne doit pas être partagée. Les participants recevront un e-mail d'invitation séparé pour chaque réunion à laquelle ils se seront inscrits.

Les réunions offriront cinq canaux audio d'interprétation. Les participants pourront choisir l'une des langues proposées (anglais, français, russe, espagnol ou audio original) en cliquant sur la barre de navigation en bas de l'écran. Il est à noter que lorsqu'ils rejoignent la réunion pour la première fois, les participants sont dirigés par défaut vers le canal audio original (floor audio).

À noter par ailleurs que la réunion 2022 du SCAF ne sera pas diffusée sur la plateforme Zoom.

Des informations détaillées sur les webinaires Zoom sont disponibles sur le forum d'assistance technique.

Espace alloué à chaque personne

En réponse à la demande de la Commission (2019) selon laquelle le secrétariat devrait envisager des solutions pour éviter qu'il y ait trop de monde dans les principales salles de réunion et pour respecter les règles de distanciation sociale, le nombre de délégués dans ces salles sera limité. Les autres délégués pourront se connecter au service de diffusion en direct depuis les sièges et les bureaux placés dans des salles d'écoute situées au sous-sol du bâtiment du siège de la CCAMLR. 

• Pour la Commission (première semaine) et le Comité scientifique, l'accès à la salle de réunion sera limité à quatre personnes pour les délégations des Membres et à deux personnes pour les délégations des observateurs.
• Pour le comité permanent sur l'application et l'observation de la réglementation, l'accès à la salle de réunion sera limité à trois personnes pour les délégations des Membres et à une personne pour les délégations des observateurs.
• Pour la réunion de la Commission (deuxième semaine), l'accès à la salle de réunion sera limité à six personnes pour les délégations des Membres et à trois personnes pour les délégations des observateurs.
• Les salles d'écoute Audience sont ouvertes de 8h30 à 17h30.
• Le secrétariat tiendra un calendrier de réservation pour toutes les salles de réunion disponibles.

Le secrétariat réexaminera ces consignes régulièrement et en fonction des exigences du gouvernement tasmanien.

4. Inscription et documents de réunion

Inscription en ligne

L'inscription en ligne est dorénavant possible. Après avoir cliqué sur la réunion à laquelle vous souhaitez accéder, vous pouvez consulter les informations la concernant et vous inscrire. Pour vous inscrire, cliquez sur le bouton bleu S'inscrire en haut à droite. Pour soumettre un document de réunion, cliquez sur le bouton gris Soumettre qui se trouve sous les dates limites de soumission. N'hésitez pas à consulter le forum d'assistance technique.

Le lien vers l'inscription en ligne est affiché sur les pages consacrées à chacune des prochaines réunions sur le site web de la CCAMLR (les ordres du jour et les documents seront également placés sur ces pages).

Les participants doivent indiquer s'ils assisteront aux réunions en personne (sur site) ou s'ils écouteront les débats en ligne. Toutes les personnes présentes et inscrites auront également accès au service de streaming.

Les demandes d'inscription doivent être approuvées par le ou les administrateurs de groupes avant d'être acceptées par le secrétariat. Les participants sont informés de l'acceptation de leur inscription par un e-mail généré automatiquement par le système. Les inscriptions en ligne doivent être remplies et approuvées avant le 7 octobre 2022.

Les participants sont encouragés à utiliser leur ancienne carte d'identification. Pour obtenir une nouvelle carte, il sera nécessaire de soumettre une photo numérique (format JPG) de format passeport qui devra être ajoutée à leur profil d'utilisateur Mon compte.

Il est demandé aux participants de fournir une photo récente, soit en la téléchargeant sur leur profil sur le site de la CCAMLR, soit en l'envoyant par e-mail à l'adresse ccamlr@ccamlr.org. Pour télécharger une photo sur leur profil, il leur suffit de se rendre sur le profil d'utilisateur, de sélectionner « modifier » et de faire défiler jusqu'au champ de photo. Pour vérifier que la taille et la composition sont correctes, le ministère des Affaires étrangères des États-Unis (US Department of State) a créé un outil qui permet de :

•    sélectionner une image numérique sauvegardée sur un ordinateur

•    redimensionner et faire pivoter l'image si nécessaire

•    découper l'image pour lui donner une forme carrée de 600 x 600 pixels exactement

•    sauvegarder le résultat dans un nouveau fichier (pour téléchargement vers le serveur ou envoi par e-mail).

En cas de difficultés lors de l'inscription en ligne, les participants peuvent contacter le secrétariat.

Retrait des cartes d'identification et des cordons

Les participants doivent retirer leur carte d'identification et cordon au secrétariat aux dates et heures suivantes :

Inscription sur place

Pour ceux dont la participation aura officiellement été notifiée au secrétariat, mais qui ne se seront pas inscrits en ligne, les inscriptions se feront au secrétariat aux heures mentionnées ci-dessus.

Identification à l'arrivée

Dès leur arrivée au siège de la CCAMLR, les participants devront présenter une pièce d'identité avec photo. Les participants dans l'incapacité de produire une telle pièce d'identité pourraient se voir refuser l'accès au siège.

Soumission des documents

La procédure de dépôt de documents est d'ores et déjà opérationnelle.

Veuillez consulter les Instructions pour la soumission de documents aux réunions de la CCAMLR et Comment soumettre un document de réunion.

Distribution des documents de réunion

Les documents de réunion seront disponibles sur le site web. Conformément à la politique verte du secrétariat, les documents ne seront disponibles sur papier qu'en réponse à des demandes spécifiques faites durant les réunions, p. ex. s'ils ne sont pas disponibles sur le site web avant le dimanche 22 octobre.

Rapports des réunions précédentes

Les rapports CCAMLR-39, CCAMLR-40, SC-CAMLR-39 et SC-CAMLR-40 sont disponibles en PDF sur le site web de la CCAMLR.

Le secrétariat conserve un certain nombre d'exemplaires papier des rapports dans chaque langue de la Commission pour les besoins des réunions annuelles.

5. Réseau sans fil

Une connexion WiFi donnera accès au serveur de la réunion et à Internet à l'intérieur des locaux de la CCAMLR. Les modalités d'accès seront fournies à l'inscription.

6. Réceptions

Toutes les informations sur les diverses manifestations associées à la 41^e session de la CCAMLR seront annoncées dès qu'elles seront disponibles. Vous les trouverez sur la page Programme.

7. Voyage

C'est aux participants qu'il incombe d'organiser leur propre voyage. Lors de l'achat de leur billet d'avion, les participants étrangers devront mentionner à leur agent de voyage qu'ils sont exemptés de la taxe Passenger Movement Charge.

8. Visa

Veuillez consulter les Formalités de visa d'entrée en Australie. Pour toute aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le secrétariat.

9. Exigences liées à la COVID-19

Pour les conditions d'entrée en Australie, veuillez consulter le site du gouvernement australien. Les voyageurs doivent connaître les conditions applicables à l'arrivée dans un État australien, ainsi que celles fixées pour la Tasmanie, l’État vers lequel ils se dirigeront. Pour en savoir plus, veuillez contacter le secrétariat.

Des informations pratiques concernant les précautions contre la COVID, l'accès à des tests PCR et à des autotests rapides antigéniques et les précautions à prendre en cas de test positif lors des réunions sont disponibles ici. Le port du masque est fortement recommandé pendant la réunion. Le secrétariat fournira des masques ainsi que d'autres produits de protection sanitaire aux délégués sur le lieu de réunion.

Mis à jour le 5 octobre 2022